Briefing – o que é e 4 itens básicos

Você sabia que um bom briefing pode diminuir a quantidade de refações em um trabalho? Ou, ainda, que ele pode fornecer insights valiosos para o desenvolvimento do projeto?

Você sabia que um bom briefing pode diminuir a quantidade de refações em um trabalho? Ou, ainda, que ele pode fornecer insights valiosos para o desenvolvimento do projeto?

Pois é, este documento é capaz de reunir as principais informações sobre o cliente, sobre o que ele espera da sua execução e quais são os resultados desejados.

Com essas informações “em mãos”, você terá o que é necessário para formular as melhores estratégias para o projeto.

O briefing é um instrumento muito útil para diversas áreas, mas é usado com bastante frequência por profissionais de Marketing, Design, Publicidade, Tecnologia e outros.

Quer saber os tópicos sobre os quais vamos falar neste conteúdo? Então, dá uma olhada:

Veja, a seguir, o que é briefing, como ele pode ser montado para que você obtenha as informações certas do seu cliente e, então, possa entregar os melhores resultados.

O que é briefing

Briefing é a reunião de dados e informações que são necessários para o desenvolvimento de um projeto. Ele pode ser feito em uma reunião, por exemplo, e documentado em um arquivo.

O recomendado é que o briefing seja escrito e fique registrado tanto para quem o solicitou, quanto para aquele que o forneceu, independentemente da forma como ele foi coletado.

No geral, o profissional solicita ao cliente (dono do projeto) informações relevantes – como objetivo, público-alvo e orçamento do trabalho a ser realizado.

Dessa forma, ambas as partes envolvidas ficam cientes sobre os termos iniciais do projeto e, então, ele pode ser desenvolvido.

Qual a diferença entre briefing e debriefing

É comum que algumas empresas contratadas façam o briefing e o debriefing. Mas, afinal, qual é a diferença entre os dois conceitos?

Resumidamente, podemos dizer que o briefing é o olhar do cliente sobre o trabalho que ele deseja que seja entregue.

Por outro lado, o debriefing é a análise do contratado sobre as informações que o contratante forneceu sobre o projeto.

Assim, o profissional “brifa” o cliente; com base nessas respostas recebidas, o contratado faz o debriefing com o contratante, passando as suas observações sobre o trabalho a ser realizado.

O que é necessário para montar um briefing – 4 itens básicos

O briefing precisa ser elaborado de acordo com o negócio e com o projeto. Entretanto, existem algumas informações básicas que precisam ser coletadas com o contratante, seja qual for o seu segmento e a sua demanda. 

Separamos, então, 4 itens que devem constar no seu briefing; confira esta seleção:

Qual é o negócio da empresa contratante

O primeiro passo é descobrir informações sobre quem está contratando os serviços profissionais. Para isso, algumas questões são bastante relevantes, como:

  • O que faz o negócio?
  • O que ele comercializa?
  • Qual é o seu público-alvo?
  • Qual é o histórico desta organização em relação ao projeto?
  • Quem são os concorrentes?
  • Como esse mercado funciona?
  • Missão, visão e valores são definidos? Se sim, quais são eles?
  • Entre outras.

Nesse momento, é importante entender o que a organização faz, como ela faz e por que motivo o faz. Essas informações são valiosas para que a entrega seja o mais ajustada possível à realidade do negócio.

Uma loja virtual de moda infantil tem demandas e posicionamento bastante diferentes de uma importadora de peças automotivas, certo? 

Por isso, é fundamental coletar informações sobre quem é o contratante a fim de atender à sua demanda com qualidade.

Objetivo do projeto

Agora, é o momento de compreender o que a organização espera do trabalho que será realizado. 

Vale destacar que o contratante pode não compreender todos os termos e conceitos técnicos da sua área, está bem? Por isso, é interessante fazer perguntas mais abrangentes sobre o tema e, aos poucos, “afunilar” as questões.

Por exemplo: em vez de um profissional de designer gráfico perguntar ao cliente quais são as medidas da arte a ser criada, ele pode solicitar informações sobre o uso desta imagem. 

Então, com base na resposta recebida, o contratado pode sugerir os melhores formatos, segundo o seu conhecimento e experiência, entende?

Mas, é claro que existem situações em que o projeto já está mais estruturado e o contratante pode ter dados precisos.

Assim, uma rápida conversa prévia ajuda bastante na formatação das perguntas sobre o projeto.

Outra dica é pensar em entregas anteriores semelhantes que você fez e buscar questões importantes para o desenvolvimento do trabalho. Então, reúna o máximo de informações relevantes e coloque “no papel” para o seu cliente.

Além disso, faça com que o resultado esperado seja claramente especificado no briefing. Afinal, este é um documento que registra as informações prestadas pelo contratante.

Na entrega, vocês podem comparar as expectativas do projeto com o resultado alcançado e confrontar quaisquer dúvidas que surgirem.

Metas, prazos e orçamentos

Chegou o momento de falar em números: quais são as métricas e metas a serem alcançadas? Qual é o cronograma do projeto? Quanta verba está liberada para as atividades?

Essas são informações preciosas para ambos os lados interessados. Nessa etapa do briefing, o contratante comunica com objetividade as suas expectativas e os recursos disponíveis para a entrega.

O contratado, por outro lado, entenderá se ele pode fazer o esperado usando o que o cliente tem a oferecer.

Inclusive, é crucial que estes números sejam debatidos no debriefing caso eles não possam ser realizados e/ou cumpridos.

Portanto, no briefing, peça que o contratante fale de metas a serem alcançadas, datas possíveis e valores disponibilizados para a realização do projeto.

Detalhes específicos do projeto

Logo no começo deste conteúdo, falamos que o briefing pode ser usado em diferentes áreas, está lembrado? Portanto, para cada segmento, ele terá algumas questões mais detalhadas. 

Um briefing para o desenvolvimento de site tem algumas pontuações específicas sobre o tema – como, por exemplo, conteúdo a ser publicado e o layout desejado.

Já um projeto de gravação de um vídeo, por outro lado, demanda outras informações – como tempo do material, local de gravação, entre outros. 

Então, selecione elementos característicos do seu trabalho e faça perguntas que possam ajudar a construí-los durante o desenvolvimento.

Dicas para fazer o briefing ideal 

Depois de todas as informações que trouxemos sobre o briefing (e debriefing), é hora de conferir as dicas que selecionamos para você; veja:

  • Faça um documento a ser preenchido pelo contratante e o envie em modo editável para que ele preencha as informações;
  • Prepare um arquivo com todas as informações de que você precisa, mas seja objetivo e não prolongue o questionamento;
  • Esteja disponível para ajudar o cliente em qualquer dúvida que ele tiver sobre o preenchimento do documento;
  • Leia e estude o briefing cuidadosamente – não faça com que ele seja somente “mais um” arquivo entre os demais;
  • Guarde o documento preenchido em local seguro e o mantenha a salvo mesmo após a finalização do projeto, a fim de se resguardar de qualquer contestação por parte do contratante.

Gostou das informações? Esperamos que elas sejam bastante úteis!

Se você quer ter mais dicas como essas, acompanhe os nossos conteúdos e saiba mais no blog do Criação .cc.

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